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    採用手続きにおける個人情報の取扱いについて(プライバシー通知)

    最終更新日:2017年5月

    はじめに


    あなたのプライバシーは、フィリップスライティングにとって重要です。

     

    当社がどのような企業であるか、当社があなたに関するどのような個人情報を収集するのか、それらをなぜ収集し、当社の採用手続きの中でどのように利用するのかを、あなたが容易にかつ包括的に理解できるように、当社はこのプライバシー通知(「通知」とも記載されます)を作成しました。「個人情報」とは、特定項目を参照することで、直接的または間接的にあなた個人を特定できる情報(または一連の情報)すべてを指します(名前、苗字、Eメールアドレス、電話番号等)。

    フィリップスライティングは国際的な企業であることから、この通知は、現地の必要条件を満たすために(またはあなたに追加情報を提供するために)別の文書と置き換えられたり、あるいは別の文書が本文書を補完したりすることがあります。

     

    時間をかけてこの通知全体を読むことを強くお勧めします。

    このプライバシー通知が適用されるのはいつですか?


    この通知は、当社の採用手続きにおいて当社があなたのデータをどのように収集し利用するかについて書かれています。例えば、当社が雇用の機会についてあなたに連絡する際、またはあなたが当社の求人に応募したり、当社の採用チャネルを利用したり、当社のキャリアウェブサイトにアクセスしたり、当社の会社説明会に参加したりする際や、採用候補者または採用応募者としてあなたが当社と連絡を取る場合などです。当社の採用プロセスに参加することにより(法律上求められる場合には)、あなたが自発的に提出した(このプライバシー通知に記載されているような)あなた自身に関するデータ(取扱いに配慮を要する情報を含む)を当社が収集、保存、利用、転送、開示することに明示的に同意していることになります。

    フィリップスライティングとはどんな企業ですか?

     

    フィリップスライティングは一般照明市場でユニークな位置を占める世界トップクラスの企業であり、革新的な照明製品、照明システムや照明サービスの開発・製造・応用の専門企業として知られています。

     

    この通知において、「当社」、「私達」または「会社」とは、あなたのデータを管理する者、すなわち、あなたを採用することを検討している、またはあなたに関するいかなるデータを収集し、それらをどのように利用するかを決定するフィリップスライティングの関連会社、およびフィリップスライティング有限責任会社(登記番号17061150 - High Tech Campus 45, 5656 AE, Eindhoven, The Netherlands)を指します。なお、フィリップスライティングの関連会社には、フィリップスライティング株式会社が持分の直接的または間接的な保有を通じて支配を有する子会社も含まれます。フィリップスライティングの関連会社の一覧をご所望の場合は、フィリップスライティングのプライバシー担当オフィス(詳細は下記の 「あなたができることは?」 を参照)にご連絡ください。

    あなたについて当社はどのような個人情報を収集しますか?


    下記は採用手続き中に処理されることのあるデータカテゴリの一覧表です。

     

    あなたが当社に直接提供する情報

    個人情報のカテゴリ
    当社が収集する個人情報の種類の例
    個人を特定するデータ
    名前、苗字、役職、性別、国名、生年月日、出生地、兵役の有無(米国等、一部の国のみ)、国籍、使用言語(第1言語、第2言語等)、未婚・既婚(両性婚/同性婚)、同居人、扶養家族
    連絡先データ
    Eメール、電話、住所
    ネットワークトラフィックデータやその他の関連データ
    識別番号、位置情報、オンライン識別子、IPアドレス、クッキー、デバイスID、訪問したウェブサイト、言語設定
    アカウントのログイン情報
    会社のシステムやアプリケーション(キャリアウェブサイトを含む)にアクセスしたり、それらを使用できるようにするためのログインID、パスワード、その他の情報
    あなたを特定することができる画像および(または)ビデオ
    CVにアップロードされた写真や、あなたが当社に提供したその他の写真
    資格やキャリア開発に関するデータ
    応募者より提供されたCVおよび個人の情報が記載された追加書類(例:卒業証書、修了書)に含まれている情報すべて、評価および(または)試験結果に関する情報、応募者との面接の評価、学歴または職歴、応募資格、応募者が応募を希望する職務、異動の意思の有無、運転免許証情報、それ以外の追加情報(成績書や前雇用者からのリファレンス、関連情報など)、希望報酬
    I身元調査または職歴調査および(または)前雇用者からのリファレンスから得られた情報
    フィードバック、意見
    特別カテゴリの個人データ

    現地の法律で認められている場合:

    -          障害に関する情報(業務遂行に関係のある範囲内)。例えば私達が業務や職場の適応・調整を行う必要がある場合は、その内容を記載。

    -          人種または民族に関するデータ:例えば画像、写真やその他の視覚的な画像から見て取れるものだけでなく、多様性確保の目的で処理されるデータ等。

    注記:当社は通常、これら特別カテゴリのデータを多様性確保および差別禁止等の法的義務および社内ポリシーを順守するために処理します。

    犯罪に関するデータ
    犯罪行為や、犯罪的または違法な行為に関する経歴や刑事裁判に関するデータ(特定の国に限り特定の役職につき、フィリップスライティングから要求があった場合のみ)
    報酬や給料
    銀行口座情報(一部応募者の費用を援助するため)、希望する給料・報酬・福利厚生。
    あなたが自発的にフィリップスライティングに提供したその他の情報
    Eメールや手紙、電話または会話を通じて提供したフィードバックや意見。

    採用手続き上必要とされ、または提出を求められたにも拘わらず自己の個人情報を提供しないことを選択した場合、あなたの採用手続きを進める上で影響が生じることがあります。

     

     

    当社が自動的に収集する情報

     

    あなたが当社からの求人に応募したり、当社の採用チャネルを利用したり、当社のキャリアウェブサイトを訪問する場合、当社は、あなたが当社に対して直接提供する情報のほかに、あなたが使用するコンピューターや携帯電話、その他のアクセス機器から送られてくる情報を当社は収集することができます。例えば、当社は下記の情報を収集することができます。

    •  デバイス情報:使用しているハードウェアのモデル、IMEI番号やその他のデバイス特有の識別子、MACアドレス、IPアドレス、オペレーティングシステムのバージョン、サービスにアクセスしているデバイスの設定等
    •  ログイン情報:当社のチャネル利用の時刻と利用時間等
    •  位置情報:例えば、あなたのIPアドレスから得られる現在位置、または市や郵便番号レベルであなたの所在地を示すデータ
    •  その他の情報:使用アプリや訪問したウェブサイト等、あなたが利用した当社のデジタルチャネル

     

    当社のクッキー利用法やその他の追跡技術の利用法についての詳細は、フィリップスライティングのプライバシー担当センターのウェブサイトにある「法的情報」セクションから「フィリップスライティングのクッキーに関する通知」を参照してください。

    最後に、あなたが当社の施設を訪問する場合、セキュリティ上の理由から、あなたのデータをビデオやその他の電子的、デジタル式またはワイヤレス式の監視システムまたはデバイス(例:CCTV等)を通じて記録する場合があります。

     

    当社がその他の情報源から収集する情報

     

    適用法令で認められる範囲で、採用チャネルまたはキャリアウェブサイト以外からも、フィリップスライティングの担当者とのやり取り、サードパーティ(リクルーターやインターネット上にあるその他のウェブサイト等のサードパーティ)とのやり取り(当該サードパーティのプライバシーに関する通知の対象となるもの)、または身元調査報告書等のその他の情報源より、あなたに関する情報を取得することもあります。例えば、ビジネス特化型や就活者向けのソーシャルメディアサイト等、サードパーティに保存した特定のデータに当社がアクセスできるように、あなた自身が選択することもできます。

    当社はあなたの個人情報をどのように利用しますか?


    当社は、あなたの応募・採用プロセス全体を実行する目的であなたのデータを使用することがあります。採用プロセスでどのような目的でデータを処理するのか、その概要を以下に示します。
    個人情報を処理する目的
    ビジネスプロセスの実行と社内管理
    候補者の特定と評価、フィリップスライティングでのキャリアチャンスに対するスキル・資格・関心の評価、面接と評価の設定・実施、応募者の評価・選定・募集、適用される現地法が義務付ける(または許可している)身元調査および身辺調査の実施、応募者の以前の仕事ぶりを評価するため応募者が提出した第三者のリファレンスに連絡する、または求人募集活動上必要な場合には、フィリップスライティングの採用手順に関する記録を保持する、当該職務向けに応募者を紹介したフィリップスライティング社員に応募の進行状況を知らせる、出張手配、費用管理、払戻金の管理
    求職者の支援(応募者からの依頼があった場合)
    人材獲得チームとその他のコミュニケーションチャネルによる支援。
    採用候補者管理
    電話、テキスト(SMS)、電子メールによる連絡、応募者に空きポジションを知らせしたり、応募に関する情報を提供したり、応募者の要望に応えたりする、フィリップスライティング社内で応募者に適した採用案件を提供する
    フィリップスライティングの利益/資産のまたはフィリップスライティング従業員のセキュリティと保護
    技術的および組織的なセキュリティ対策の導入および維持、内部監査および調査の実施、利益相反を検証するための評価の実施。
    法的義務の順守
    税金や国民保険料の控除、記録保持と報告の義務、政府の検査に従うこと、政府やその他の公共機関からの要請に従うこと、召喚令状等の法的手続きへの返答、法的権利や救済措置の追求、社内からの苦情や申立ての管理などを行うために、フィリップスライティングが事業運営をする全ての国で当該政府機関や監督当局に対して個人情報を開示すること
    法的主張に対する防御
    フィリップスライティングが対象となる法的主張の立証、実行、防御。

    あなたの個人情報を利用するために当社が依拠する法的根拠には、どのようなものがありますか?


    あなたのデータを処理するために、当社は下記を含む異なる法的根拠に依拠することがあります。

    •  あなたの同意(法令上要求される場合、または認められている場合のみ)。あなたの個人情報を処理するための法的根拠として当社があなたの同意に依拠している場合、あなたはいつでも同意を取り消すことができます。
    •  あなたと契約関係を結ぶための必要性。
    •  当社が法的義務を順守し、法的主張を立証・実行し、そのような請求から当社自身を防御必要性。
    •  下記のような正当な利益を追求する必要性。

    o    当社のネットワークや情報の安全性を確保すること 

    o    フィリップスライティング社内および同社全体の業務を管理し、通常の業務を行うこと

    o    法律違反のおそれ(または事実)、雇用条件の違反、フィリップスライティングの一般業務原則もしくはその他のフィリップスライティング社のポリシーへの違反などを防止または調査すること

    •  あなたの要望に応える必要性(個人情報の取り扱い、削除、変更に関するあなたからの要望への対応等)。
    •  全ての人の重大な利益を保護する必要性。
    •   現地の法令上認められるその他の法的根拠

    当社があなたの個人情報を共有するのはどのような場合ですか?


    以下に説明されている限定されたケースを除き、当社はあなたのいかなる個人情報も共有しません。

     

    個人情報収集の目的を達成するために(これらの目的の詳細については「当社はあなたの個人情報をどのように利用しますか?」を参照)、当社はあなたの個人情報を下記の団体に開示することがあります。

     

    1. フィリップスライティングの関連会社:フィリップスライティング社はグローバル企業であるため、あなたの個人情報を特定の関連企業と共有することがあります。フィリップスライティング社内で個人情報にアクセスできるのは、この通知に記載されている目的のために個人情報を知る必要がある者に限られており、あなたの面接官、該当する職位の採用通知を行う管理職やフィリップスライティング社内のごく一部の社員などです。

    2. サービスプロバイダー:多くの他の企業と同様、当社も個人情報処理に関わる特定の業務を信頼するサードパーティ・サービスプロバイダーに外注し、下記に関して当社の代わりに作業をこなしてもらったり、サービスを提供してもらったりすることがあります。

    -  ICT サービスプロバイダー

    -  コンサルティング会社

    -  身元調査代行会社

    3. 公共機関および政府機関:法律で義務付けられている場合、または当社の権利を保護するのに必要な場合、フィリップスライティング社は規制機関または管轄機関にあなたの個人情報を提供することがあります。

    4.  専門アドバイザーなど:当社はあなたの個人情報を下記の専門アドバイザーを含むその他の関係者と共有することがあります。

    -  銀行

    -  保険会社

    -  監査人

    -  弁護士

    -  会計士

    -  その他の社外専門アドバイザー

    5.  企業間取引関連のその他の関係者:会社全体または一部事業を他企業に売却する際、または企業再編成・合併・合弁を行う際、フィリップスライティングの事業・資産・株式を処分する際(倒産やそれに類似した手続きを含む)など、当社が企業間取引を行う過程であなたの個人情報を共有することがあります。

    当社があなたの個人情報を海外に転送するのはどのような場合ですか?


    当社はグローバル企業であるため、あなたが当社に提供する個人情報は世界中の多くの国に所在するフィリップスライティング関連企業や当社が信頼するサードパーティに転送されたり、これらの企業からアクセスされることがあります。その結果、あなたの個人情報は、この通知に記載してある目的の遂行に必要な場合、あなたの居住国以外の国で処理されることがあります。

     

    あなたが欧州経済地域にいるならば、当社はあなたの個人情報を欧州経済地域外の国に転送することがあります。これらの国の中には、十分な保護レベルを提供していると欧州委員会に認められている国があります。十分な保護レベルを提供していると欧州委員会から認められていない欧州経済地域外の国々に関しては、当社が組織的・法的措置(例:拘束的企業準則や欧州委員会が承認する標準契約条項)を取ることで十分なレベルの保護を提供します。これらの措置に関する文書を希望する方は、フィリップスライティングのプライバシー担当オフィスに連絡してください。同オフィスの連絡先については、下記の「あなたができることは?」を参照してください。

    当社があなたの個人情報を保存する期間はどれくらいですか?


    当社は、データ収集の目的遂行に必要な期間の範囲であなたの個人情報を保存しますが(これらの目的の詳細は上記の「当社はあなたの個人情報をどのように利用しますか?」を参照)、その他の職種を検討するために保持・保存することもあります。

    当社のデータ保存期間は下記の条件によって決まります。

    -  採用通知をあなたに提供するために個人情報が必要なのはどれくらいの期間か?

    -  当社のアカウントを持っているかどうか?持っている場合、あなたのアカウントが有効である限り、またはあなたに対するサービス提供に必要とされる限りは、当社はあなたのデータを保存します。

    -  他の職務への採用も検討してもらうために当社があなたのデータを保管しても良いと当社に伝えたことがあるかどうか?

    -  当社が個人情報を保持する法令上、契約上または類似の義務を負っているかどうか?例えば、該当する管轄地域でデータ保持を義務付ける法律、調査に関連するデータ保全の行政命令、または訴訟のために保持しなければならないデータなどが含まれます。

    もちろん、あなたが他の職種への採用検討を希望しない場合や、データの削除を希望する場合は、careers.at.lighting@signify.comまでご連絡ください。

    当社はあなたの個人情報の安全性をどのように確保しますか?

     

    あなたの個人情報を保護するために、当社はプライバシー保護や個人情報セキュリティに関する適用法令や規定に沿った対策を取ります。これには、当社のサービスプロバイダーに対して、あなたの個人情報の機密性とセキュリティを保護するための適切な対策を義務付けることを含みます。技術レベル、導入コスト、保護する個人情報の性質に応じた技術面・組織面での対策を実行することにより、あなたの個人情報の破壊、損失、改ざん、不正開示またはアクセスなどといったリスクを防ぎます。

    あなたにはどのような責任がありますか?

     

    あなたには、自分の知り得る限り正確で、完全かつ最新の個人情報を当社に提供する責任があることをご留意ください。また、あなた以外の人(扶養家族等)の個人情報を当社と共有することを選択した場合、あなたは、現地に法令上の要件を順守した上で個人情報を収集する責任があります。例えば、当社と共有する個人情報の持ち主に対して、この通知について知らせなければならず、この通知が規定する個人情報の用途(転送や開示を含む)についても本人から同意を得る必要があります。

    あなたができることは?


    当社は、あなたに個人情報へのアクセスを提供するつもりです。通常は、あなたが自分で個人情報を管理することができるようになっており(例:自分のアカウントにログインすることによって管理)、データ更新や変更もでき、法的に可能であれば削除することもできるようになっています。その場合は、あなた自身で個人情報の管理を行うことを強くお勧めします。

    いずれにせよ、あなたが当社に提供した個人情報(フィリップスライティングがそのようなデータを保存することが認められていない場合または保存が義務付けられていない場合に限る)を見直し、変更、制限または削除したい場合、あるいはデータ処理作業に異議を唱えたい場合(適用法により認められている場合)、またはあなたに関する個人情報のコピーを希望する場合(適用法により求められる範囲内で、通常の機械により読み取ることができる形での提供)は、careers.at.lighting@signify.comまでご連絡ください。

     

    その他、フィリップスライティングによるあなたの個人情報の保護に関連する質問、または通知に関連する一般的な質問は、下記のフィリップスライティング社プライバシー担当オフィスにご連絡ください。

    -  郵便での連絡:フィリップスライティング社 - プライバシー担当オフィス気付(住所:Herikerbergweg, 102 (1101) - CM Amsterdam Zuid Oost, The Netherlands)、または

    -   オンラインでの連絡:フィリップスライティング社プライバシー担当センター、 「プライバシー依頼」 セクション。

    あなたからの依頼が不均衝な努力を必要としない限り、タイムリーかつ無料で対処できるように、当社は最善をつくします。ケースによっては、あなたの依頼に応える前に本人確認をお願いすることがあります。

     

    受け取った返答に満足がいかない場合には、在住する管轄区域内の監督機関にご自分のクレーム内容を回すことができます。

    プライバシー通知の更新はいつになりますか?


    この通知は時折変更されることがあります。

    私達があなたの個人情報を利用する方法は最新版の通知によって決まります。フィリップスライティング社プライバシー担当センターのウェブサイトから「法的情報」セクションを参照してください。

     

    - フィリップスライティング - 

    We'd love to hear from you